7 Punkte, die Sie beim Kündigungsschreiben beachten sollten

Der Entschluss, den Job zu kündigen, ist eine bedeutsame Entscheidung, die häufig mit gemischten Gefühlen einhergeht. Viele Menschen erleben im Laufe ihres Berufslebens Situationen, in denen sie sich fragen, ob sie noch auf dem richtigen Weg sind oder ob es an der Zeit ist, eine neue Herausforderung anzunehmen. Oft fordert die Situation keine Kündigung und kann auch auf andere Weise gelöst werden. Manchmal ist aber ein Arbeitsplatzwechsel doch die bessere Lösung. Damit hierbei nichts schiefgeht, sollten Sie die sieben nachfolgenden Punkte beachten.

1. Entscheidung für neuen Weg

Bevor eine Kündigung geschrieben wird und der derzeitige Arbeitsplatz aufgegeben wird, sollten Sie sicher sein, dass dies die richtige Entscheidung für Ihre Karriere ist. Man sollte sich auch darüber im Klaren sein, was man für eine berufliche Änderung haben möchte. Es ist sinnvoll, entweder frühzeitig eine neue Stelle zu suchen oder finanzielle Rücklagen für diese Übergangszeit zu haben.

Zudem ist es wichtig, sich Gedanken über das Arbeitszeugnis zu machen. Arbeitnehmer haben das Recht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, das für zukünftige Bewerbungen von grosser Bedeutung sein kann. Wer kündigt, sollte das Zeugnis rechtzeitig einfordern, um mögliche Verzögerungen oder Unstimmigkeiten zu vermeiden.

2. Korrekte Form

Die korrekte Form unterstreicht die Ernsthaftigkeit der Kündigung und zugleich die Anerkennung des Unternehmens. Dabei muss auf den Briefkopf mit den Angaben zu sich selbst, den Empfänger mit allen wichtigen Angaben, die Betreffzeile und die Anrede geachtet werden.

Im Kündigungsschreiben kann optional der Grund angegeben werden, warum man kündigt. Falls man sich im Guten trennt, sind ein paar Dankesworte wünschenswert, ein Ausblick in die Zukunft und ein ehrlich gemeinter Abschiedssatz runden das Kündigungsschreiben ab. Am Ende muss das Dokument noch unterschrieben werden. Eine digitale Unterschrift reicht in der Regel nicht aus, da eine handschriftliche Unterschrift für die Rechtsgültigkeit erforderlich ist.

3. Unterschrift

Die Unterschrift bei einer Kündigung ist besonders wichtig. Zum einen bestätigt sie dem Arbeitgeber die Echtheit des Schreibens. Zum anderen ist sie auch wichtig für die rechtliche Gültigkeit. Falls die Kündigung per E-Mail verschickt wird, sollte das unterschriebene Dokument als Scan angehängt werden.

Um rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden, empfiehlt es sich dennoch, die Kündigung zusätzlich per Post als Einschreiben zu versenden oder persönlich mit einer Empfangsbestätigung abzugeben.

4. Sachlich und respektvoll bleiben

Sachlich und respektvoll zu bleiben ist bei einem Kündigungsschreiben essenziell, um zu einer professionellen und positiven Kommunikation beizutragen. Das Konfliktpotenzial wird dadurch geringer und es kommt zu einer reibungslosen Ablösung vom Unternehmen.

Ein höflich und wertschätzend formuliertes Kündigungsschreiben kann zudem vorteilhaft für das Arbeitszeugnis sein und hinterlässt einen positiven Eindruck, falls sich die beruflichen Wege in der Zukunft erneut kreuzen sollten. Weniger ist manchmal mehr – schreiben Sie keinen Roman, sondern halten Sie sich an die wesentlichen Punkte, die in einem Kündigungsschreiben stehen müssen.

5. Wichtige Angaben enthalten

Klare und präzise Angaben sind wichtig, um dem Arbeitgeber die Bearbeitung und Organisation zu erleichtern. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass alle wesentlichen Informationen enthalten sind. Dazu gehören Name und Adresse sowohl der eigenen Person als auch des Arbeitgebers. Zudem sollte das genaue Austrittsdatum im Schreiben festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden.

Diese Punkte sollten zwingend in Ihrer Kündigung enthalten sein:

Ihre persönlichen Angaben: Vollständiger Name und Adresse.
Empfänger: Name und Adresse Ihres Arbeitgebers.
Betreff: Kurz und prägnant, z.B. «Kündigung meines Arbeitsvertrags».
Datum: Erstellungsdatum des Schreibens.
Kündigungstext: Klare Formulierung, in der Sie das Arbeitsverhältnis kündigen und Ihren letzten Arbeitstag nennen.
Handschriftliche Unterschrift.

6. Rechtschreibung und Grammatik

Die richtige Rechtschreibung und Grammatik erhöhen die Seriosität des Kündigungsschreibens. Sie zeigen so nicht nur Sorgfalt, sondern auch Wertschätzung gegenüber dem Unternehmen. Ein fehlerfreies Schreiben hinterlässt einen professionellen Eindruck und unterstreicht, dass die Kündigung eine gut durchdachte Entscheidung ist und nicht aus einer impulsiven Handlung heraus getroffen wurde.

7. Fristen einhalten

Auch Fristen sollten eingehalten werden, um den Kündigungsprozess reibungslos zu gestalten. Die Kündigung gilt erst als rechtsgültig, wenn sie dem Arbeitgeber fristgerecht zugestellt wurde. Daher sollte das Schreiben rechtzeitig versendet oder persönlich mit Empfangsbestätigung übergeben werden.

Eine verspätete Kündigung kann dazu führen, dass sich das Arbeitsverhältnis automatisch verlängert. Um Verzögerungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Kündigung frühzeitig abzuschicken und die geltenden Fristen im Arbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag (GAV) zu überprüfen und einzuhalten.

Ein Kündigungsschreiben soll nicht nur einfach das Arbeitsverhältnis beenden, sondern auch mit Bedacht und Respekt erfolgen. Zudem schliesst das Kündigungsschreiben nicht nur ein Anstellungsverhältnis und einen Lebensabschnitt, sondern öffnet auch neue Wege. Nehmen Sie sich daher Zeit, um über Ihre Entscheidungen nachzudenken und orientieren Sie sich dann an diesen Tipps, um ein Kündigungsschreiben zu verfassen, das Ihren Standpunkt widerspiegelt, dabei aber auch professionell bleibt.

Weitere Tipps und eine Vorlage für ein Kündigungsschreiben finden Sie hier.