E-Mail-Bewerbungen: 8 praktische Tipps für einen gelungenen Auftritt im Posteingang

Personalerin Frau Meyer klickt sich durch massenhaft eingegangene Bewerbungs-E-Mails. Unseriöse und unvollständige E-Mails landen direkt im Papierkorb. Am Schluss bleiben einige professionelle, sorgfältig erstellte Bewerbungen übrig, die sie sich genauer ansehen möchte. Darunter ist auch Ihre!

In der Tat: Die E-Mail-Bewerbung ist oft der erste Eindruck, den ein Unternehmen von Ihnen bekommt. Ein gut strukturierter, seriöser Auftritt kann Sie von anderen Bewerber:innen abheben. Eine solche Bewerbung ist rasch und einfach erstellt. Lassen Sie sich davon nicht zur Nachlässigkeit verleiten! Schliesslich ist eine E-Mail-Bewerbung genauso wertvoll wie eine Papierbewerbung – für Sie wie auch für die Frau Meyers und Co. am anderen Ende des elektronischen Postversands. In diesem Artikel haben wir für Sie praktische Tipps für eine gelungene E-Mail-Bewerbung zusammengestellt.

1. Der perfekte Betreff – kurz und klar

Der Betreff ist das Erste, was Personalverantwortliche von Ihrer E-Mail-Bewerbung sehen. Machen Sie es ihnen leicht, Ihre Bewerbung einzuordnen. Ein präziser Betreff für eine Bewerbung auf ein Stelleninserat wäre zum Beispiel: «Bewerbung als Marketing Managerin – Ihr Inserat auf [Plattformname]». Ein passender Betreff bei einer Blindbewerbung wäre etwa: «Initiativbewerbung: IT-Support-Spezialist». Vermeiden Sie allgemeine Betreffzeilen wie «Bewerbung» oder «Jobsuche» oder sogar leere Zeilen («Kein Betreff»). Diese hinterlassen keinen professionellen Eindruck.

2. Die E-Mail-Adresse – seriös und eindeutig

Nutzen Sie immer eine seriöse E-Mail-Adresse, die Ihren Namen enthält. Nehmen Sie nur dann Zahlen (etwa Ihren Geburtsjahrgang) dazu, wenn die E-Mail-Adresse mit Ihrem reinen Namen schon vergeben ist. Adressen wie «coolerboy99@example.com» oder «superstar@example.com» sind ein klares No-Go. Ein Beispiel für eine professionelle Adresse wäre: «vorname.nachname@example.com». Wenn Sie keine solche Adresse haben, richten Sie eine neue ein – es lohnt sich.

3. Die Ansprechperson – direkt an die Zuständigen adressieren

Am meisten Chancen hat Ihre E-Mail-Bewerbung, wenn sie direkt bei der Person landet, welche die Bewerbungen durchsieht und (mit-)entscheidet über Zu- oder Absage. In der Regel ist in der Stellenanzeige eine Ansprechperson angegeben. Sollte dies nicht der Fall sein, informieren Sie sich auf der Website des Arbeitgebers darüber, wer die zuständige Person ist. Auch Initiativbewerbungen sollten Sie nicht einfach an die Info- oder Support-Adresse senden. Meistens lässt es sich anhand der Website ausmachen, welche Person Bewerbungen entgegennimmt. Ist dies nicht der Fall, können Sie Ihre Bewerbung an den oder die Personalleiter:in oder an die HR-Adresse (meist hr@firma.ch oder personal@firma.ch) schicken.

4. Das E-Mail selbst – kurz, aber überzeugend

Das eigentliche E-Mail sollte kurz und prägnant sein. Es dient als Begleittext, um Ihr Anliegen auf den Punkt zu bringen. Ein mögliches Beispiel:

Betreff: Bewerbung als [Position] – Ihre Stellenanzeige vom 25.11.2024

Sehr geehrte:r [Name der Ansprechperson]

[Schlagworte aus dem Stelleninserat] – diese Aussage hat mich gleich angesprochen, da sie auch meiner idealen Arbeitsweise entspricht. Nicht zuletzt das hat mich dazu bewogen, mich als [Position] bei Ihnen zu bewerben.

Meine Erfahrung in [Bereich] sowie meine Fähigkeiten in [Skill] passen optimal zu Ihrem Anforderungsprofil. Meine vollständigen Bewerbungsunterlagen habe ich diesem E-Mail als PDF-Datei beigefügt.

Ich freue mich über die Gelegenheit, mich Ihnen in einem persönlichen Gespräch vorzustellen.

Freundliche Grüsse

[Ihr Name]

[Signatur]

5. Anlagen richtig benennen und anhängen

Nichts ist unangenehmer als ein E-Mail ohne die versprochenen Anhänge zu verschicken. Auch Dateien, die kryptische Namen wie «Bewerbung_neu_final2.docx» tragen, machen sich nicht gut. Idealerweise sind die Dateinamen für Ihre Anhänge nach dem Muster «Dateiname: Vorname_Nachname_Bewerbung_Position.pdf» (z. B. «Anna_Muster_Bewerbung_Marketingfachfrau.pdf») aufgebaut.

Das ideale Dateiformat ist PDF. Wenn Sie alle Unterlagen in einer Datei zusammenführen, machen Sie es dem Personaler, der Personalerin wesentlich leichter, Ihre Unterlagen durchzusehen. Sie können PDFs leicht zusammenführen; hierfür gibt es gute kostenlose Online-Tools. Ebenfalls gute Gratis-Tools gibt es zum Komprimieren von PDF-Dateien, sollte eine Datei zu gross sein. Denn ein Anhang sollte die Grösse von 5 MB nicht übersteigen. Ein weiterer Trick zum Verkleinern des Anhangs lässt sich bei den Arbeits- oder Ausbildungszeugnissen anwenden: Fügen Sie nur ausgewählte Zeugnisse an. Im Fall von vielen Arbeitsstellen empfiehlt es sich, eine Art Deckblatt mit einer Auflistung aller früheren Stellen plus das neuste Arbeitszeugnis mitzuschicken.

Welche Anlagen gefordert sind, steht in aller Regel im Stelleninserat. Überprüfen Sie vor dem Versenden unbedingt, ob alle Anlagen auch wirklich angehängt sind!

6. Die Signatur – ein professioneller Abschluss

Nutzen Sie eine professionelle Signatur mit Ihren Kontaktdaten. Das zeigt nicht nur Ihre Seriosität, sondern erleichtert es dem oder der Personalverantwortlichen, Sie zu kontaktieren.

Folgende Angaben sind dabei gefragt:

Vor- und Nachname
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
optional: LinkedIn-Profil oder Portfolio-Website

Sehr gut macht sich auch eine eingescannte handschriftliche Unterschrift. Wenn Sie zudem die Signatur im gleichen Design gestalten wie Ihren Lebenslauf und Ihr Motivationsschreiben, punkten Sie mit noch mehr Professionalität und seriöser Vorbereitung auf die Bewerbung.

7. Prüfen, prüfen, prüfen!

Rechtschreibfehler oder falsche Namen im Text können Sie leicht ins Abseits manövrieren. Lesen Sie Ihr E-Mail mehrfach durch oder lassen Sie jemanden drüberschauen. Nutzen Sie Tools wie Rechtschreibprüfungen, um Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden.

8. Timing: Wann sollten Sie die Bewerbung versenden?

Auch der Versandzeitpunkt von E-Mail-Bewerbungen kann eine Rolle spielen. So sind etwa der Montagvormittag oder der Dienstagmorgen geeignete Zeitfenster, da Personalverantwortliche oft zu Wochenbeginn ihre E-Mails sortieren. Versenden Sie Ihre Bewerbung möglichst nicht am späten Abend oder am Wochenende, sondern orientieren Sie sich an den Bürozeiten. Wenn Sie neben einer Anstellung auf Jobsuche sind, können Sie die Bewerbungen gut auch am frühen Abend versenden.

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