Wie können Sie Ihre Zeit besser und sinnvoller Nutzen? Sei es im Berufsleben oder in Ihrer Freizeit, mit diesen 7 Tipps für ein strukturiertes Zeitmanagement verschaffen Sie sich mehr Zeit und können so endlich all die Dinge tun, die für Sie wirklich wichtig sind.

1 Führen Sie ein Zeit-Audit durch

• Versuchen Sie herauszufinden, womit Sie wie viel Zeit pro Tag verbringen und kategorisieren Sie Ihre Tätigkeiten nach Trends wie Schlaf, Sport, Arbeit, Soziale Medien etc.
• Nutzen Sie für Ihr Zeit-Audit einen Timer oder eine Zeiterfassungsapp (z.B. Toggl oder RescueTime)

2 Setzen Sie Prioritäten

• Beschränken Sie sich auf maximal 5 Prioritäten zu einem bestimmten Zeitpunkt.
• Für Ihr Work-Life-Balance sollten Sie darauf achten, dass Ihre Prioritäten nicht nur in die Kategorie „Arbeit“ fallen.

3 Erstellen Sie ein Zeitbudget

• Nachdem Sie Ihre Prioritäten eingegrenzt haben, weisen Sie jeder Aktivität eine bestimmte Zeitspanne zu und überlegen Sie sich, wie viel Zeit täglich und/oder wöchentlich Sie einplanen können.

4 Erstellen Sie Zeitblöcke

• Wenn Sie Ihre Prioritäten und Ihr Zeitbudget festgelegt haben, setzen Sie Ihr Zeitbudget mit Zeitblockierungen in die Tat um:
• Werkzeug: Verwenden Sie dazu ein leeres Blatt Papier, einen Tagesplaner, einen digitalen Kalender oder eine To-Do-Listen-App.
• Erstellen Sie Zeitblöcke: Fügen Sie ab dem ersten Morgen Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben hinzu, die zwischen 15 Minuten und zwei Stunden liegen. Wenn Ihr Zeitbudget zum Beispiel 1,5 Stunden pro Tag für das Kochen vorsieht, fügen Sie in Ihrem Kalender einen Zeitblock von «17:00 – 18:30 Uhr» ein.
• Bleiben Sie flexibel: Wenn Ad-hoc-Aufgaben auftauchen und/oder bestimmte Aufgaben länger dauern, als Sie erwartet haben, passen Sie Ihre Zeitblöcke einfach an.

5 Planen Sie voraus

• Planen Sie Ihren Tag und Ihre Woche im Voraus. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie Ihre Tagesplanung am Vorabend abschliessen. Führen Sie einen Wochenüberblick ein, indem Sie auf die vergangenen 7 Tage zurückblicken und die kommenden Tage planen.
• Begrenzen Sie die tägliche Planung auf 15 Minuten und die wöchentliche Planung auf 60 Minuten und lassen Sie genügend Puffer für unerwartete Aufgaben.

6 Nutzen Sie bestimmte Strategien

• Fokussieren: Schaffen Sie sich einen Arbeitsplatz, der die Konzentration fördert. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Schreibtisch frei von Unordnung ist und setzen Sie Kopfhörer auf, um zu signalisieren, dass Sie im Konzentrationsmodus sind.
• Bündeln Sie Ihre Aufgaben: Kombinieren Sie ergänzende Aufgaben miteinander. Ein Spaziergang lässt sich zum Beispiel gut mit dem Hören von einem Podcast kombinieren.
• Delegieren von Aufgaben: Geben Sie Aufgaben an Ihre Mitarbeiter oder an einen Assistenten ab. Teilen Sie sich die Hausarbeit mit Ihren Mitbewohnern oder Familienmitglieder untereinander auf oder stellen Sie eine Reinigungskraft ein.
• Lernen Sie «Nein» zu sagen: Nehmen Sie nicht immer alle neuen Aufgaben an und lernen Sie auch mal eine Aufgabe oder Anfrage abzulehnen.

7 Sorgen Sie für ausreichend Entspannung

• Machen Sie mal Pause: Machen Sie während der Arbeit ein kurzes Stretching oder gehen Sie kurz nach draussen. Vermeiden Sie in den Pausen das Scrollen in den sozialen Medien.
• Beenden Sie Ihren Arbeitstag: Verpflichten Sie sich, jeden Tag zu einer bestimmten Zeit das Büro zu verlassen oder Ihren Laptop zu schliessen.
• Planen Sie einen Urlaub: Nutzen Sie Ihre Urlaubstage und planen Sie regelmässig Zeit ein, um von der Arbeit abzuschalten.
• Halten Sie sich fit: Planen Sie Zeit ein, um etwas für Ihre Gesundheit und Fitness zu tun.
• Schlafen Sie ausreichend: Legen Sie Wert darauf, dass Sie abends genug Ruhe bekommen, und versuchen Sie mindestens 7,5 Stunden Schlaf pro Nacht zu bekommen.