Jeder kennt sie, fast jeder hat schon mal eine geführt oder arbeitet sogar täglich mit einer. Manche nutzen sie nur in der Arbeitswelt, andere führen eine für jede Lebenssituation: To-do-Listen; durch das Aufzählen, Aufschreiben und Abhaken geben sie einem das Gefühl der Übersicht und der Kontrolle. Einerseits bekommt Abstraktes so seine erste Form und wird greifbar, andererseits kann etwas Grosses und Unüberschaubares so auf viel Kleines heruntergebrochen werden und wird übersichtlich. Aber bringt das Führen von Listen im Job auch die gewünschte Effizienz oder nur mehr Stress?

Warum eine To-do-Liste im Job?

Ganz klar, eine Liste verringert Komplexität. Egal wie gross das Chaos oder der Stress im Job um einem herum ist, die Liste bringt im besten Fall Übersicht und Orientierung. Sie kann den Arbeitsalltag strukturieren und vermittelt stetig ein Gefühl von ‹Erledigt› und ‹Effizienz›. Damit im ganzen Arbeitstrubel nichts verloren geht, wird es auf eine Liste gesetzt und wartet dort auf das Abhaken. Mehrere Studien konnten bereits zeigen, dass To-do-Listen auch das Gehirn entlasten. Die Liste funktioniert als externer Speicher für unser Gehirn. So werden unser aktives Gedächtnis und der Arbeitsspeicher entlastet, was uns wiederum mehr Kapazität gibt, sich auf die primären Sachen zu konzentrieren. So hilft das Auflisten uns dabei Ordnung in unsere Gedanken zu bringen, vermittelt uns das Gefühl nichts vergessen zu haben und lässt uns effizient arbeiten.

Was gilt es zu beachten?

Das A und O, dass eine solche Liste zu mehr Effizienz und nicht zu mehr Stress im Job führt, ist, die Liste sollte vor allem realistisch abzuarbeiten sein. Die Aufgaben sollten nach Wichtigkeit sortiert sein und nicht nur angesammelt werden. Ein weiterer Rat ist es, die To-dos nicht zu detailliert aufzuführen. Die Liste sollte immer übersichtlich bleiben aber nicht mehr Zeit benötigen, sie zu erstellen und aufrecht zu erhalten, als das Erledigen selbst. Das bedeutet neben dem ‹Nicht-zu-viel-drauf-schreiben› auch die alltäglichen Störungen und nötigen Pausen mit einzuplanen. Häufig macht es Sinn, zwei Listen zu führen. Ja Sie lesen richtig, zwei. Eine mit den täglichen Aufgaben und eine mit den To-dos über die Woche. Weitere nützliche Infos über den Sinn von To-do-Listen finden Sie hier.

Die 1-3-5 Regel

Die 1-3-5 Regel ist eine nützliche Herangehensweise für mehr Effizient mit der To-do-Liste und schlussendlich im Job. Die Liste setzt sich aus drei Blöcken zusammen.

• 1 Die eine wichtige Tagesaufgabe
• 3 Drei wichtige Dinge
• 5 Fünf kleinere Aufgaben

So werden die Aufgaben unterteilt und ihre persönlich wichtigste Tagesaufgabe steht zuoberst. Die nachfolgenden drei wichtigen Dinge helfen zum Beispiel das Tagesziel zu erreichen oder sind einfach eine Stufe weniger prioritär. Zum Schluss bleiben dann noch fünf Sachen, die zwar erledigt werden müssen, sich aber auch nebenbei erledigen lassen.

Die Schattenseite

Im Job kommen solche Arbeitslisten meist erst dann zum Einsatz, wenn der Wald vor lauter Bäumen nicht mehr gesehen wird. Dann wird das Chaos mittels Liste in die Knie gezwungen. Und dann? Meistens kehren wir zu alten Gewohnheiten zurück, bis zum nächsten Mal und das wiederum führt zu mehr Stress und weniger Effizient im Job. Listen führen auch zu Druck. Punkt für Punkt wird aufgelistet, abgearbeitet und nachgeführt, was den Druck aufbaut, auch alles zu erledigen. Sie führen uns in Versuchung, die Dinge zuerst zu erledigen, die uns am liebsten sind, was nicht immer die wichtigsten sind. Auf der einen Seite machen Listen den Kopf frei, anderseits konzentrieren wir uns nur noch auf die Dinge, die es abzuarbeiten gilt.

Eine To-do-Liste ist wie ein Fass ohne Boden, wir finden immer etwas das unbedingt auf die Liste muss. Die Liste wird immer länger, der Tag immer kürzer und was am Abend bleibt ist das Gefühl nicht effizient genug im Job gewesen zu sein. Was kann da Abhilfe schaffen? Ein Widerspruch, direkt nach Feierabend werden die unerledigten Punkte auf eine neue Liste für den nächsten Tag gesetzt. Das vertreibt einerseits das schlechte Gefühl, andererseits kann so am nächsten Morgen gleich durchgestartet werden, ohne sich erst zu sortieren.

Gibt es Alternativen?

Ja, das unterteilen der anfallenden Aufgaben in vier Quadranten, nach den Kriterien wichtig, unwichtig, dringend und nicht dringend. Das Ganze geht auf die Eisenhower-Matrix zurück. Beim Notieren der Sachen konzentrieren Sie sich immer auf die Wichtigkeit. So sehen Sie schnell, wo es zuerst anzupacken gilt, vermindern Stress und steigern Ihre Effizient im Job. Effektive Menschen werden so kaum Energie für Dinge verschwenden, die dringend aber unwichtig sind oder sogar nicht dringend und gleichzeitig nicht wichtig.

Schlussendlich gilt wie bei so vielem, jeder muss sein eigener Weg finden. Der Weg zu mehr Effizienz und weniger Stress führt schlussendlich nicht über das Führen der-einen-wahren-To-do-Liste. Sondern darüber, sich ein Konzept anzueignen und dieses auch regelmässig zu nutzen.